Setiap pagi saya biasa datang kerja, melepas jaket dan langsung berkerumun di sekitar papan pertunjukan untuk ngerumpi pagi selama 15 menit. Pada pukul 08.30 kantor akan berhenti sejenak dan tim akan berkumpul.
Ini bukan pertemuan biasa di mana setiap orang datang terlambat beberapa menit dengan membawa cangkir kopi yang baru diseduh dan buku catatan dari kulit tikus mondok. Anda lebih mungkin melihat orang-orang muncul dengan coretan di selembar kertas. Itu juga tidak dijadwalkan di buku harian Casino online.
Saat Anda melihat ke atas dan ke bawah kantor terbuka, setiap tim melakukan hal yang sama. Semua orang berdiri, tersebar di lantai dalam kelompok-kelompok kecil yang meluangkan waktu 15 menit untuk memulai hari dan menjalankan rutinitas harian yang sama.
Pada pukul 08.45 ketika rapat selesai dan tim kembali bekerja, manajer tim beralih ke pertemuan lain dengan kepala departemen. Pada jam 9 pagi, para kepala departemen sedang berkumpul dengan para pemimpin senior. Di beberapa lantai, di beberapa lokasi, pertemuan yang sama dilakukan secara tatap muka, dengan pekerja jarak jauh melalui telepon atau konferensi web
Dalam waktu 30 hingga 45 menit, informasi penting dari garis depan dikomunikasikan kepada para pemimpin senior baik sebagai “kita semua baik-baik saja” atau “kita akan berjuang hari ini” sehingga dukungan yang diperlukan dapat diberikan dari tingkat senior.
Dalam buku Mastering the Rockefeller Habits, Verne Harnish menyatakan bahwa pertemuan pagi — “ngerumpi” adalah salah satu ciri utama dari setiap bisnis yang sukses. Hal ini telah menjadi fitur umum di banyak organisasi di berbagai sektor yang terus berkembang.
Di industri otomotif, pertemuan ini disebut dengan istilah “pitstops” di pagi hari, di bidang layanan kesehatan disebut dengan “Healthy Huddles” dan di sektor perbankan disebut dengan “morning shouts”, yang menggambarkan apa yang bisa terjadi jika pertemuan tersebut dilakukan secara rutin. tidak diatur dengan benar.
Jadi pertemuan apa ini? bagaimana kita harus mengatur pertemuan ini?
Ngerumpi Itu Sendiri
Pertemuan-pertemuan ini cenderung dilakukan sambil berdiri. Untuk rapat sederhana yang berdurasi 15 menit, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari ruangan yang sesuai, mengatur kursi, dan berpotensi kehilangan 15 menit untuk menghadiri rapat dan kembali mengerjakan tugas yang ada.
Ngerumpi harus dilakukan sedekat mungkin dengan tempat pekerjaan sebenarnya dilakukan. Inilah yang dikenal sebagai “Gemba”, tempat di mana nilai diciptakan. Hal ini juga harus dilakukan di sekitar papan Huddle
Dewan Ngerumpi:
Menurut pengalaman saya, Huddle Board adalah inti dari mendorong tim sukses setiap hari. Ini adalah papan, mungkin papan tulis, papan tulis, atau dasbor elektronik (untuk tim jarak jauh), yang secara visual mengomunikasikan dengan cara sederhana apa yang ingin dicapai oleh tim dan apa yang telah mereka capai. Tujuannya adalah untuk mengembangkan alat komunikasi visual yang memungkinkan metrik kinerja utama dikomunikasikan dengan cepat. Hal ini tidak hanya mendorong efisiensi dalam tim tetapi juga kejelasan.
Cara yang baik untuk memikirkannya adalah aturan 3 detik. Biar saya jelaskan.
Jika saya masuk ke area bisnis Anda, bagaimana saya dapat mengetahui apakah bisnis Anda berjalan baik atau mengalami masalah? Apakah ini hari baik, buruk, atau hari baik? Haruskah saya menyingsingkan lengan baju untuk membantu atau melihat apakah orang lain dari tim lain dapat datang dan mendukung Anda? Atau apakah kita sudah mencapai target hari ini dan mungkin kita bisa mengadakan pertemuan informal 1–2–1 atau pertemuan tingkat lewati?
Aturan 3 detik hanyalah waktu yang diperlukan bagi saya untuk memahami hal ini. Ini adalah waktu yang dibutuhkan semua orang di tim Anda untuk mengetahui kinerja mereka hari ini, kemarin, dan mungkin selama seminggu terakhir. Jadi ketika Anda mendesain papan ngerumpi, pastikan papan tersebut memiliki bentuk target dan menggunakan warna hijau dan merah atau mungkin wajah tersenyum atau warna berbeda untuk menandakan bagaimana keadaannya. Itu harus menjadi bagian dari manajemen visual dan perangkat komunikasi visual Anda.
Dengan papan di tempatnya, kita dapat melanjutkan ke ngerumpi dan 3 Pertanyaan Pembunuh!
3 Pertanyaan Pembunuh
Apa rencananya?
Bagaimana cara kami menentang rencana tersebut?
Apa yang bisa kita lakukan lebih baik?
Ketiga pertanyaan ini menjadi dasar setiap diskusi berkualitas tentang kinerja, tujuan, target, dan perbaikan. Meskipun kami mengacu pada mereka dalam contoh ngerumpi, pertanyaan-pertanyaan ini harus menjadi dasar dari setiap tinjauan kinerja, 1–2–1, rencana aksi individu, dan rencana aksi proyek.
Hal ini sangat mirip dengan “PDCA” (Plan, Do, Check, Act) yang merupakan awal dari mendorong peningkatan kinerja yang mengarah pada pengembangan tim berkinerja tinggi.
Apa rencananya?
Bagian pertama pertemuan adalah meninjau kinerja kemarin. Dalam pertemuan kemarin, Anda akan merencanakan untuk mencapai sesuatu dan menetapkan beberapa target dan beberapa sasaran. Ini mungkin untuk menelepon 15 klien atau mengirimkan setiap pesanan yang diterima secara online. Yang penting adalah melihat rencana yang telah dikirimkan. Dan kemudian bertanya…
Bagaimana cara kami menentang rencana tersebut?
Jadi jika kita ingin menelepon 15 klien tersebut, apakah kita berhasil melakukannya? Apakah kami mengirimkan setiap pesanan yang diterima